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Assistant administratif en entreprises d’architecture

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L’assistant.e administratif.ve collabore avec un ou plusieurs responsables (chef.fe de projet, directeur.rice de projet, associé) afin d’assurer le suivi administratif, commercial et comptable des projets, des demandes d’autorisation administratives et des consultations.
Il/elle est amené.e à tenir les agendas des projets, préparer les courriers et les éléments administratifs des dossiers techniques, transmettre les informations aux équipes internes et externes.

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Activités principales

Participer à la communication, au suivi administratif et financier des projets (études et réalisation)

  • Tenir l’agenda des projets et organiser des réunions en coordination avec les responsables de projets
  • Assurer la préparation et le suivi des pièces administratives et comptables des projets en coordination avec les responsables de projets
  • Assurer la diffusion des informations aux parties prenantes du projet (internes et externes) à l’aide des canaux de communication dédiés
  • Préparer les éléments du volet administratif et formaliser les dossiers de consultation des entreprises en recueillant les aspects techniques auprès des responsables de projet et en respectant les cadres réglementaires
  • Assurer le suivi administratif à chaque phase des consultations (lancement,

Préparer les dossiers de réponse aux appels d’offres de maîtrise d’œuvre

  • Réaliser une veille des appels d’offres et transmettre les propositions à la direction d’agence
  • Collecter et assurer le montage et la complétude des dossiers de candidature et d’offre en respectant les formats imposés par les maitres d’ouvrages
  • Déposer les réponses aux appels d’offres et en assurer le suivi

Contribuer à la gestion de l’entreprise

  • Assurer l’accueil et l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs
  • Assister les équipes de direction en gérant les agendas, les prises de rendez-vous commerciaux…
  • Assurer le bon fonctionnement logistique au quotidien de l’agence en contrôlant l’état des stocks, des fournitures, etc.
  • Participer à la cohésion interne de l’entreprise et à la diffusion d’informations sociales en animant des réunions d’informations et en organisant des moments de convivialité

 

Accès au métier

• Assistanat (BAC Professionnel Assistanat/secrétariat (niveau 4) ; BTS secrétariat (niveau 5)…)
• Gestion (BTS/DUT gestion (niveau 5)…)

évolution professionnelle

Parcours amont
Métier accessible en sortie de formation spécifique et/ou après une précédente expérience dans l’assistanat de gestion

Parcours aval
Évolution vers des métiers de responsable administratif, métiers des ressources humaines

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